Codificação de Órgãos
Apresentação
Diariamente o Niesc recebe demandas para a criação e reestruturação de componentes organizacionais, em todos os níveis hierárquicos. Não são raras as vezes em que os processos são devolvidos à origem, seja por incompletude de documentos, por não estarem em conformidade com os preceitos legais ou para a correção do pedido de criação, inclusive com a reedição de Atos Executivos. Além disso, chegam até o Niesc demandas que deveriam ser destinadas à Superintendência de Gestão de Pessoas (SGP) ou à Coordenadoria de Gestão de Processos Administrativos (Cogepro), em função de sua própria natureza. Essa ida e vinda de solicitações gera grande quantidade de retrabalho, com flagrante perda de eficiência. Com o objetivo de estabelecer um fluxo de processos e evitar retrabalho, disponibilizamos as informações necessárias para requerer ao Niesc modificações em todas as unidades que compõem a Uerj, bem como das exigências e etapas nos processos de criação e reestruturação de cada uma delas. Para isso, se faz necessário explicar como código estruturado funciona.
Entendendo o Código Estruturado
A estrutura organizacional da Uerj mostra as relações de hierarquia que compõem a universidade. Nela há dois principais componentes que são fundamentais para compreender o fluxo de procedimentos para solicitar reestruturação: as unidades acadêmicas e as unidades administrativas. Há ainda as chamadas unidades patrimoniais que existem apenas para abrigarem patrimônio. Vale ressaltar que todos os órgãos codificados podem receber patrimônio. A que nos referimos, são unidades estritamente patrimoniais, como por exemplo são os laboratórios que não possuem servidores lotados ou alocação carga horária docente. Quando esses laboratórios não estão ligados a unidades acadêmicas, são diretamente ligados aos centros setoriais e não recebem código estruturado da unidade, mas sim um código sequencial.
A seguir, veremos como o código estruturado é formado:
Unidade Administrativa
Tomamos como exemplo o código atribuído ao Serviço de Acumulação de Cargos da SGP, 53.00.01.01.01.00. O referido Serviço, está subordinado à Coordenação de Provimento e Gerenciamento de Pessoal, que por sua vez está subordinada ao Departamento de Gestão e Acompanhamento Funcional.
De outra forma:
É importante destacar que esses códigos não podem ser reaproveitados, ou seja, a cada reestruturação um novo código é gerado e a alteração é feita no par de número correspondente ao nível hierárquico de maneira sequencial.
Unidade Acadêmica
Para identificar os órgãos das unidades acadêmicas, segue-se a mesma lógica daquelas das unidades administrativas. O primeiro par de números do código irá identificar um dos quatro Centros Setoriais: Centro de Educação de Humanidades (CEH), Centro Biomédico (CBI), Centro de Tecnologia e Ciências (CTC) e Centro de Ciências Sociais (CCS).
Vejamos o exemplo do Departamento de Estudos Aplicados ao Ensino, da Faculdade de Educação:
Como solicitar a criação ou reestruturação de um órgão
- Para registrar alterações na estrutura é necessário observar alguns requisitos e procedimentos a serem adotados, tais como:
- Preparação de uma minuta contendo toda a estrutura hierárquica do órgão, com as respectivas nomenclaturas e sugestões de siglas a serem criadas ou alteradas;
- O envio dessa minuta ao Niesc para a verificação no sistema da possibilidade de implementação, pois o sistema estabelece algumas limitações tais como:
- Limitação de 49 caracteres para a nomenclatura do órgão;
- Limitação de 9 caracteres para as siglas;
- Não haver duplicidade de nomenclatura dentro do mesmo órgão
- Não haver duplicidade de siglas, seja com um órgão ativo ou desativado
- As siglas sugeridas estarem em conformidade com as normas estabelecidas pelo Decreto nº 47.339
- Para que todo o trâmite do processo ocorra com a maior eficiência é necessário observar e seguir rigorosamente o fluxo de processos adequado para criação e reestruturação de órgãos que compõem a Uerj.
